Saiba o que é BPM (Business Process Management) e como implementá-lo

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O conceito de business process management (BPM) pode ser traduzido como gestão de processos de negócio. Como o próprio nome afirma, trata-se de um conjunto de práticas que visam melhorar continuadamente os processos internos de uma empresa.

Não se trata apenas de um conjunto de ferramentas ou metodologias. O BPM é abrangente e refere-se à capacidade de organização, o que envolve mapeamento e padronização dos processos, definição de indicadores de desempenho e uso de tecnologias.

Agora que você já sabe o que é BPM, vamos esclarecer quais são os principais benefícios desse conjunto de práticas. Você também vai encontrar as etapas de implementação do BPM e as suas diferenças em relação ao RPA. Confira e tire suas dúvidas!

Quais são os principais benefícios do BPM?

Quando a empresa implementa o business process management corretamente, é possível obter benefícios em vários níveis. Veja quais são eles a seguir.

Melhora o controle administrativo da empresa

Acompanhar os indicadores de desempenho permite que a gestão tenha uma visão clara sobre a performance da empresa em seus processos internos. Assim, fica mais fácil saber se tudo está de acordo com o planejamento estratégico.

Além disso, os gestores conseguem identificar gargalos e pensar antecipadamente em possíveis soluções, evitando despesas ou desperdício de tempo com correções. Ainda sobre economia, gestores que conhecem bem seus processos conseguem obter insights sobre como reduzir custos e agilizar as operações da empresa.

Aumenta a produtividade

Processos padronizados permitem que os colaboradores entendam como suas funções contribuem para o todo. Retrabalhos e erros na comunicação passam a ser menos frequentes, o que viabiliza o alcance de metas.

Quando todos estão cientes dos processos, é possível enxergar o esforço de suas atividades no trabalho de outros colaboradores. Essa transparência melhora a comunicação interna e motiva a equipe a chegar à alta performance.

Automatiza processos

Em empresas que atuam com o business process management, os processos repetitivos são automatizados, deixando o fluxo de trabalho mais ágil e permitindo que as pessoas se responsabilizem por processos que demandam maior capacidade analítica e tomada de decisões. No final das contas, a tendência é a entrega de resultados em menos tempo e a promoção de mais valor para o cliente.

Como implementar o BPM?

O BPM envolve um número diferente de etapas, que varia de acordo com cada gestão. Mas podemos definir as etapas abaixo como obrigatórias.

Mapear e padronizar os processos

O mapeamento tem como objetivo compreender os detalhes sobre o funcionamento dos processos da empresa. Dessa forma, é possível documentá-los de forma organizada e saber como investir em melhorias.

Essa primeira etapa envolve a reunião de pessoas para uma construção colaborativa da lista de processos atuais, que deve viabilizar o máximo de experiências. A partir disso, é possível criar um padrão a ser seguido por todos, um caminho predefinido para os colaboradores executarem suas atividades e obterem uma previsibilidade do todo.

Iniciar a implementação

A implementação é o momento de colocar em prática as transformações que foram planejadas com base no mapeamento de processos. Nessa etapa, é importante ter bom suporte de especialistas em ferramentas de TI para diminuir riscos de falhas e garantir o sucesso da implementação.

Fazer o monitoramento

Toda mudança na gestão organizacional deve ser acompanhada de indicadores de desempenho, também chamados de KPls. Um sistema com bons indicadores vai garantir que cada transformação esteja ocorrendo como o esperado.

Quais são as diferenças entre BPM e RPA?

Uma dúvida que surge bastante quando o assunto é automação de processos é se business process management é a mesma coisa que robotic process automation (RPA). BPM e RPA podem fazer parte do mesmo projeto de automação, mas atuam em problemas distintos. Podemos sintetizar as diferenças entre BPM e RPA nos seguintes pontos:

Objetivo

O objetivo do RPA é automatizar e agilizar as operações de uma empresa, enquanto o BPM visa reorganizar a arquitetura dos processos internos e conduzir suas ferramentas centrais.

Para que o RPA alcance seu objetivo, é feita a implementação de softwares ou “robôs” que automatizam tarefas repetitivas. Os “robôs” realizam os processos que eram delegados a humanos em menos tempo e com mais precisão, proporcionando uma economia na mão de obra e realocando os colaboradores para outras tarefas.

Para que o BPM alcance seu objetivo, é feita a definição e implementação de um modelo para todos os processos internos da empresa.

No geral, o objetivo do BPM é abrangente, enquanto o RPA tem um objetivo específico.

Mudanças

As mudanças do RPA são feitas em operações específicas da empresa e não alteram a arquitetura dos seus processos internos, enquanto as mudanças do BPM alteram a compreensão de como os processos internos são integrados, para criar um novo modelo de sistema.

Para que as mudanças do RPA sejam colocadas em prática, a empresa precisa adotar determinados softwares. As mudanças do BPM exigem uma transformação cultural na gestão dos processos internos.

No geral, as mudanças do RPA sãos simples, enquanto as mudanças do BPM são profundas e complexas.

Impacto

As mudanças do RPA podem ser implementadas em alguns dias, enquanto o BPM exige meses para que suas mudanças se tornem significativas. O impacto do RPA é a curto prazo, com resultados rápidos e imediatos; o BPM proporciona mudanças a longo prazo, que abrangem vários setores da empresa.

Como colocamos anteriormente, BPM e RPA podem participar do mesmo projeto de automação. Os “robôs” se beneficiam da reorganização dos processos internos e vice-versa. Conhecer o processo e ter um padrão é essencial para o sucesso da implementação do RPA, por isso a empresa precisa de um mapeamento da arquitetura de processos muito bem realizado.

O business process management é um conjunto de práticas fundamental para empresas que querem se adaptar ao cenário de transformação digital. Para a implementação das mudanças quanto para o mapeamento dos processos, o auxílio de uma equipe especializada é indispensável para garantir o sucesso do projeto!

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